E‑Rechnung: Was auf Ihren Betrieb zukommt
In Deutschland wird die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen schrittweise Pflicht. Mit kundenverwaltung.eu erstellen Sie E‑Rechnungen ohne Zusatzprogramm – direkt aus Ihrem Angebot.
Der Zeitplan in Deutschland
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
- Seit 1. Januar 2025
Alle Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E‑Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028
Die Versandpflicht gilt für alle übrigen Unternehmen. Ausgenommen sind Kleinunternehmer.
Welche Formate gibt es?
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931. kundenverwaltung.eu erstellt beide.
ZUGFeRD
PDF mit eingebetteten XML-Daten. Ihr Kunde sieht eine normale Rechnung, sein Buchhaltungsprogramm liest die Daten automatisch. Für die meisten Betriebe die beste Wahl.
XRechnung
Reine XML-Datei nach deutschem Standard. Wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt – mit Leitweg-ID.
PDF allein
Eine einfache PDF per E‑Mail ist keine E‑Rechnung. Für Privatkunden bleibt sie weiterhin möglich.
So einfach geht es mit kundenverwaltung.eu
Angebot schreiben
Wie gewohnt mit Ihren Artikeln und Texten.
In Rechnung umwandeln
Nach Zusage mit einem Klick – alle Daten werden übernommen.
Format wählen
ZUGFeRD, XRechnung oder PDF. Pflichtangaben prüft das System.
Versenden
Direkt per E‑Mail – mit automatischer Zahlungserinnerung.
Häufige Fragen zur E‑Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung per E‑Mail eine E‑Rechnung?
Nein. Eine E‑Rechnung im Sinne der deutschen Regelung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF zählt als „sonstige Rechnung“.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht. ZUGFeRD ist eine PDF, in die die XML-Daten eingebettet sind – Menschen lesen die PDF, Buchhaltungsprogramme die Daten. Für öffentliche Auftraggeber wird meist XRechnung verlangt.
Ich bin Kleinunternehmer. Betrifft mich das?
In Deutschland sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG vom Versand von E‑Rechnungen ausgenommen. Empfangen können müssen aber auch sie E‑Rechnungen. Im Zweifel klären Sie Ihren Fall mit Ihrem Steuerberater.
Wie ist die Lage in Österreich?
In Österreich ist die E‑Rechnung bisher vor allem bei Rechnungen an Bundesdienststellen verpflichtend. Eine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen gibt es derzeit nicht; auf EU-Ebene ist eine schrittweise Ausweitung der elektronischen Rechnungsstellung beschlossen. Wer heute schon E‑Rechnungen schreiben kann, ist vorbereitet.
Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?
Rechnungen, die nicht der vorgeschriebenen Form entsprechen, können für Ihre Kunden zum Problem beim Vorsteuerabzug werden. Viele Geschäftspartner werden daher auf korrekte E‑Rechnungen bestehen.
Stand: Oktober 2026. Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.
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